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Häufige Fragen...
Zum steuerfreien Sachbezug
Der “steuerfreie Sachbezug” ist eine Besonderheit des deutschen Einkommenssteuerrechts und besagt, dass jeder Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer (sozialversicherungspflichtig oder geringfügig beschäftigt) jeden Monat bis zu 50 Euro vollkommen steuer- und abgabenfrei auszahlen darf. Wichtig ist lediglich, dass es sich um eine Sach- und keine Geldleistung handelt.
Seit dem 01.01.2020 wurde die Definition dahingehend spezifiziert, dass auch keine Geldsurrogate (wie z.B. Prepaid-Kreditkarten, die nicht auf ein sehr eingeschränktes Akzeptanzstellennetzwerk begrenzt sind) mehr erlaubt sind.
Die kurze Antwort lautet: weil es sich für alle Beteiligten lohnt. Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter zum Beispiel im Rahmen einer Gehaltserhöhung 50 Euro mehr netto als Lohn auszahlen wollen würden, müssten Sie als Arbeitgeber dafür (je nach Bruttoverdienst und Steuerklasse des Mitarbeiters) etwa 120 Euro aufwenden. Davon gehen dann alle Arbeitgeberkosten, Sozialversicherungsbeiträge, Einkommenssteuer etc. ab und es bleiben etwa 50 Euro. Mit einer Auszahlung im Rahmen des steuerfreien Sachbezugs zahlen Sie als Arbeitgeber nur die tatsächlichen 50 Euro (gegebenenfalls zzgl. einer geringen Bearbeitungsgebühr).
Der steuerfreie Sachbezug ist in §8 EStG geregelt.
Zunächst wird festgestellt, was als Einnahme gilt. In §8 Abs. 1 EStG heißt es: “1Einnahmen sind alle Güter, die in Geld oder Geldeswert bestehen und dem Steuerpflichtigen im Rahmen einer der Einkunftsarten des § 2 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 bis 7 zufließen. 2Zu den Einnahmen in Geld gehören auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. 3Satz 2 gilt nicht bei Gutscheinen und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen.” Alle Guthabenkarten, die den genannten Paragraph des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen, werden also als Sachbezug akzeptiert. Auch Stadtgutscheine erfüllen diese Kriterien vollumfänglich.
In §8 Abs. 2 Satz 11 EStG wird die Höhe des Sachbezugs geregelt, der von der Besteuerung ausgenommen ist. Dort heißt es: “Sachbezüge […] bleiben außer Ansatz, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen; die nach Absatz 1 Satz 3 nicht zu den Einnahmen in Geld gehörenden Gutscheine und Geldkarten bleiben nur dann außer Ansatz, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.” Neben der Höhe der Freigrenze wird seit dem 01.01.2020 zusätzlich festgelegt, dass eine Gehaltsumwandlung (im Gegensatz zur vorherigen Auslegung) nicht mehr erlaubt ist. Es muss zusätzlich zum Arbeitslohn entweder außer der Reihe oder im Rahmen von Lohn- und Gehaltsrunden gewährt werden.
Die 50 Euro-Grenze ist eine Freigrenze und kein Freibetrag. Das bedeutet, dass die Zuwendung 50 Euro auf keinen Fall übersteigen darf, da sonst der Gesamtbetrag versteuert werden muss. Wenn Sie als Arbeitgeber nur ein Sachbezugsangebot nutzen, ist dies recht einfach zu überwachen und wird in der Regel auch durch die Anbieter unterstützt. Sollten Sie allerdings mehrere verschiedene Sachzuwendungen anbieten, ist darauf zu achten, dass die Summe der einem Arbeitnehmer zugewendeten Sachleistungen 50 Euro nicht übersteigen.
Hingegen werden mögliche Bearbeitungsgebühren nicht in die Freigrenze eingerechnet, da diese Ausgaben keine Bereicherung für den Arbeitnehmer darstellen.
Zu Stadtgutscheinen
Stadtgutscheine sind lokal begrenzte Zahlungsmittel, mit denen bei einem festgelegten Netzwerk von teilnehmenden Annahmestellen bezahlt werden kann. In der Regel werden die Stadtgutscheine von lokalen Betreibern (Kommune, Stadtmarketinggesellschaft, Werbegemeinschaft, Gewerbeverein, etc.) herausgegeben und abgerechnet. Der klassische Nutzungsfall ist als Geschenkalternative zu den Gutscheinen der großen Ketten und Online-Händlern. Aktuell liegen Stadtgutscheine aber auch im Trend zur Nutzung als steuerfreie Sachbezugsleistung.
Das wesentliche Ziel ist die Bindung von Kaufkraft lokal im Ort, daher spricht man auch von “lokalen Wirtschaftskreisläufen“. Daneben dienen die Modelle dazu, die Sichtbarkeit für die lokalen Geschäfte in der Stadt zu erhöhen und zugleich die Bürgerinnen und Bürger für das “lokale Einkaufen” zu sensibilisieren.
Das Modell lokaler Stadtgutscheine ist Anfang der 2000er Jahre vermehrt aufgetreten und hat sich schnell zu einem Standardinstrument des Stadtmarketing entwickelt. Inzwischen haben mehr als 2 von 3 Städten einen lokalen Einkaufsgutschein und in vielen Fällen sind die Modell zu relevanten Wirtschaftsfaktoren mit mittleren bis hohen sechsstelligen und teilweise sogar siebenstelligen Jahresumsätzen geworden. Die Abwicklung erfolgt dabei noch überwiegend analog über Excel-Listen und manuelle Auszahlungen. Durch die zunehmende Relevanz bieten in den letzten Jahren mehrere Softwareanbieter spezielle Systeme zur Verwaltung und Abrechnung von Stadtgutscheinen an. So können die Städte das volle Potenzial des steuerfreien Sachbezugs ausnutzen und mit den professionellen Anbietern auf Augenhöhe konkurrieren.
Die Abwicklung für Arbeitgeber wird in den einzelnen Städten unterschiedlich gehandhabt. Im Wesentlichen gibt es zwei Varianten:
- analoge Abwicklung: der Gutschein ist ein Papiergutschein mit einem festen Wert. Wenn Sie einen analogen Gutschein einsetzen möchten, erhalten Ihre begünstigten Mitarbeiter jeden Monat einen Gutschein in der gewünschten Stückelung (meist 4 x 10 EUR) per Post.
- digitale Abwicklung: Immer mehr Städte stellen auf eine voll digitale Abwicklung um. Dabei wird die Gutscheinkarte des Mitarbeiters jeden Monat automatisch mit dem gewünschten Betrag aufgeladen werden.
In beiden Fällen haben Sie als Arbeitgeber meist wenig bzw. keinen Aufwand mit der Abwicklung. Der Mitarbeiter erhält seinen Sachbezug und die Rechnungstellung sowie der Zahlungseinzug erfolgen automatisch.
Zu Sachbezugskarten
Sachbezugskarten, meist Prepaid-Karten, können gem. ZAG in einem begrenzten Postleitzahlenbereich genutzt werden, der sich auf den eigenen und alle angrenzenden 2-stelligen PLZ -Bereiche bezieht.
Der steuer- und abgabenfreie Einsatz solcher Karten unterliegt jedoch weiteren Bedingungen, u.a.:
– Keine Barabhebungen
– Keine Hinterlegung der Karte für Konten
– Keine Transaktionen außer der Kartenverfügung (keine Überweisungen und Lastschriften)
– Keine Glücksspiel-Transaktionen und keine sonstigen Zahlungen an Adult-Händler
Ansonsten bieten die Karten je nach Anbieter ein Netzwerk von Akzeptanzstellen, die z.B. aus großen Filialisten besteht oder aus allen Teilnehmern des Netzwerks von Kreditkartenanbietern wie VISA und Mastercard.